El tiempo que pasas en tu bandeja de entrada está saboteando tu carrera, y no solo porque sea agotador.

Sí, mantenerse al día con los horarios de trabajo tan extraños de los creadores, el cuarto correo de recordatorio y el bucle interminable de copiar y pegar entre briefs, contratos y tu bandeja de entrada es brutal.

¿Pero cuál es el verdadero coste de este trabajo sin sentido? Es lo que no estás haciendo mientras te hundes en todo ese caos.

No tienes tiempo para proponer ideas de campaña, construir relaciones reales ni analizar lo que funcionó el trimestre pasado. Y lo peor de todo: ni siquiera tienes tiempo para crear una estrategia porque no puedes ni respirar.

El marketing de influencers se basa en las relaciones, por eso tiene sentido que los profesionales dediquen en promedio más de 16 horas a la semana a comunicarse con los influencers.

Desglosemos esto aún más. En promedio, los especialistas envían a cada influencer 25 mensajes a lo largo de toda la colaboración.

Eso está bien si gestionas a 10 influencers: siguen siendo 250 mensajes, pero en definitiva es manejable. 

¿Qué pasa cuando quieres escalar y gestionas a 50 influencers? ¿100? ¿Entonces qué?

Hablar con los creadores es una gran parte del trabajo. Pero ¿pasar dos días completos a la semana en tu bandeja de entrada (o en los DMs, WhatsApp o donde sea) realmente construirá esas relaciones? ¿Cuánto de ese ir y venir de correos se trata de conectar con el creador y cuánto es solo logística?

Pregúntate: ¿todo este ajetreo de comunicación es simplemente un mal necesario en tu flujo de trabajo? ¿O, en última instancia, está dañando las mismas relaciones que te esfuerzas tanto por construir?

Pregunté a 37 profesionales del marketing cómo se comunican con los creadores. Tras analizar los números y estudiar sus respuestas, queda claro que:

Cuando la comunicación falla, las relaciones se derrumban.

Y cuando las relaciones se derrumban, también lo hace tu capacidad de escalar:

• Los creadores dejan de responderte.
• Las agencias no te dan prioridad.
• Tu equipo invierte tiempo valioso gestionando el caos en lugar de crear campañas.

¿Aún peor? Un fallo de comunicación daña lo que realmente construye una marca: la consistencia.

Qué ocurre cuando la comunicación falla

Más allá de ser una canción de Led Zeppelin, un breakdown de comunicación tiene consecuencias reales: más del 60 % de los encuestados me dijo que los cuellos de botella en la comunicación dañaron sus relaciones con los influencers. 

Pero ¿cómo es un cuello de botella en la comunicación? ¿Cómo empieza?

La comunicación suele fallar en una de las siguientes áreas:

• Cadenas de correos largas y enrevesadas en las que se pierden detalles por completo
• Respuestas tardías y necesidad de perseguir al otro, en ambos lados
• Confundir detalles o enviar la información equivocada a la persona equivocada
• Y la favorita de todos: el ghosting

Fernanda Marques conoce de primera mano estos cuellos de botella y afirma que es difícil mantener claros los detalles cruciales cuando las cadenas de correos son tan largas. 

Fernanda Marques

Coordinadora de Marketing de Influencers

Los cuellos de botella en la comunicación han afectado las relaciones cuando los mensajes se pierden en bandejas abarrotadas o cuando las respuestas de cualquiera de las partes se retrasan, especialmente en etapas cruciales como el envío de productos, la confirmación de plazos o los ajustes de contenido de última hora.

Añade que esto genera fricción e influye en la percepción que el influencer tiene de tu marca.

Fernanda Marques

Coordinadora de Marketing de Influencers

En algunos casos, los influencers se sintieron desatendidos o inseguros sobre los siguientes pasos, lo que generó tensiones innecesarias e incluso llevó a cancelar colaboraciones. Herramientas más claras y una comunicación más rápida podrían haber evitado estos problemas.

Los detalles que se pierden y las respuestas tardías exigen seguimientos repetidos, y eso es agotador. Nadie tiene tiempo para eso. 

Lo que te cuestan los cuellos de botella en la comunicación

Ahora la verdadera pregunta es: si dedicas demasiado tiempo a gestionar tu bandeja de entrada, ¿qué podrías estar haciendo en su lugar?

Francamente, las partes divertidas de ser especialista en marketing de influencers: profundizar las relaciones con los creadores con los que trabajas, dedicar más creatividad a las campañas y analizar en detalle las métricas para ver qué está resonando de verdad.

Ya sabes, las razones por las que entraste en este negocio.

Para Joshita Dodani, utilizaría ese tiempo para analizar campañas anteriores y sacar conclusiones. 

Joshita Dodani

Responsable de Redes Sociales y Alianzas con Influencers, DigiOrange

Si redujera todo el ida y vuelta de la comunicación, sin duda dedicaría más tiempo a averiguar qué historias conectan de verdad con nuestra audiencia y a profundizar en las métricas. Ahora mismo, gran parte del tiempo se pierde resolviendo detalles con los influencers.

Fernanda, en cambio, preferiría dedicar ese tiempo a ejercitar su creatividad.

Fernanda Marques

Coordinadora de Marketing de Influencers

Me encantaría dedicar más tiempo a identificar a los creadores adecuados, idear ángulos innovadores para las campañas, analizar el rendimiento para optimizar futuros esfuerzos y fomentar colaboraciones a largo plazo, todo lo cual eleva de verdad el impacto del marketing de influencers pero a menudo queda relegado por el tiempo que consume gestionar la logística y los seguimientos.

Y, casi de forma contraintuitiva, centrarse menos en el ida y vuelta ayudaría a los marketers a construir mejores relaciones con sus influencers. Cheyanne Pettyjohn coincide y afirma que dedicaría más tiempo a fortalecer sus relaciones. 

¿Qué es lo que realmente consume más tiempo, y debería ser así?

Pregunté a especialistas en marketing de influencers qué pasos de la comunicación consumen más tiempo, y más del 67 % los calificó al briefing (y la aportación creativa) como la fase que más tiempo lleva, seguida muy de cerca por las negociaciones formales y la aprobación de contenido, respectivamente.

Y no todas las colaboraciones son iguales: tres de cada cuatro marketers encuestados dijeron que dedicarían más tiempo a esos pasos según la calidad del influencer con el que trabajen. 

¿Qué otros factores indican más ida y vuelta de comunicación?

• Si el influencer tiene una comunidad o audiencia mayor, o si tu inversión es más alta, tendrás que acertar con los detalles y tendrás que involucrar a más personas (agentes, equipo legal, etc.).
• Si nunca has trabajado con esa persona, tendrás que dedicar más tiempo a incorporarla que a un influencer con quien ya tengas experiencia.

Y los encuestados lo están haciendo bien: el briefing, la aportación creativa y las negociaciones formales son precisamente las tareas en las que deberías invertir más tiempo.

Sí, te conviene proporcionar a tu influencer el contexto y los comentarios que necesita para crear contenido que resuene con su audiencia.

Sí, deberías generar confianza con tu influencer durante las negociaciones formales porque eso fomentará una relación sólida.

Si esas cosas llevan más tiempo, no pasa nada: ¡se supone que debe ser así! Al fin y al cabo, la persona con la que te comunicas va a representar tu marca. 

¿Las otras tareas, sin embargo? Puede que no tarden mucho de forma individual, pero sumadas consumen muchísimo tiempo. Y así es como se convierten en cuellos de botella.

Cómo están eliminando de verdad los cuellos de botella en la comunicación los marketers

Centrémonos en los cuellos de botella en la comunicación que restan al fortalecimiento de relaciones. Si tus mensajes no te ayudan a construir relaciones con influencers, tu comunicación está fundamentalmente rota. 

Pregunté a varios marketers cómo eliminan los cuellos de botella antes de que aparezcan y compartieron algunos consejos sinceros. 

1. Elimina los cuellos de botella que provienen de *ti*

Es fácil decir que vas a «organizarte» o «ser una mejor versión de ti en el trabajo». Pero ¿cómo se ve eso en la práctica?

Primero, analiza tus procesos internos. ¿Qué podría ralentizar una colaboración por tu parte?

Noor Ahmed sugiere obtener aprobaciones previas para el contenido que encargues, el presupuesto que puedas usar y el briefing que vayas a enviar. Asegúrate de tener la autonomía necesaria para actuar lo más rápido posible y tomar tus propias decisiones. 

Athira Aravind recomienda usar una checklist para evitar los errores más comunes:

Athira Avarind

Gestora de Alianzas de Marca e Influencers, Mahina

Con el tiempo notarás que los fallos de comunicación suelen originarse en los mismos problemas recurrentes. Una vez que conozcas los patrones, podrás adelantarte fácilmente con pautas detalladas, mensajes fijados y recordatorios reiterados.

2. Prioriza la claridad desde el principio y sé exhaustivo

Probablemente no sea tu primera vez. Sabes qué preguntas sueles recibir, qué tienden a olvidar los influencers y qué detalles suelen pasarse por alto.

Entonces, ¿cómo lo evitas? Anticípate. Responde a las preguntas que sabes que harán antes de que las hagan.

Lee Drysdale afirma que intentan adelantarse a todo lo que un influencer pueda querer saber desde el inicio de la relación:

Lee Drysdale

Ejecutivo Senior de Influencers y Afiliados, Argento

Siempre intento abordar las partes más importantes en los primeros correos. Hacer una llamada después de enviar el briefing también ayuda.

Anticiparte a esas preguntas y ser exhaustivamente transparente sobre tu forma de trabajar suavizará cualquier posible arruga de comunicación antes de que aparezca.

3. Estandariza lo que puedas, personaliza lo que debas

No puedes hacerlo todo manualmente, ni deberías. Una gran plantilla de alcance puede restar minutos a esas tareas mundanas, y esos minutos suman. 

Valerija Somi utiliza un enfoque híbrido entre plantillas y personalización en su outreach. 

Valerija Somi

Gestora de Influencers, Qure Skincare

Aunque tenemos una plantilla de alcance, siempre personalizamos el primer correo. Revisamos las redes sociales del influencer, analizamos su contenido y vemos cómo encaja específicamente con nuestra marca y cómo su tipo de contenido se adapta a nuestras necesidades para poder personalizar nuestro enfoque.

Aunque conviene personalizar ese primer mensaje, no pierdas tiempo escribiendo sonetos en tus seguimientos: las plantillas bastan. A veces, basta con un recordatorio rápido para obtener una respuesta.

Y la estandarización no se limita al outreach. También puedes estandarizar partes de tus contratos, especialmente si trabajas con varios influencers en el mismo tipo de campaña. Si puedes, trabaja con tu equipo legal para que redacten ciertas secciones para tus campañas; así ultimar los detalles será mucho más ágil. 

Considera también estandarizar tus briefings, especialmente todo lo relacionado con una campaña más amplia, tu marca, moodboards y otros aspectos que no cambiarán necesariamente de un influencer a otro. 

Leslie Belen proporciona a sus influencers todo lo que necesitan para crear su contenido desde el principio, y gran parte puede estandarizarse y reutilizarse en distintas colaboraciones. 

Leslie Belen

Asistente virtual de búsqueda y outreach de influencers

Nuestra mejor táctica es ofrecer un brief claro y visual desde el principio —incluidos moodboards, contenido de referencia, cronogramas y los principales do’s and don’ts— para reducir el ida y vuelta y alinear a todos desde el inicio.

4. Sabe cuándo es hora de levantar el teléfono

Para mis lectores millennials, necesito que guarden su ansiedad telefónica en una caja por un segundo.

El correo electrónico y la comunicación asíncrona son convenientes. Pero si algo carece de claridad o necesitas concretar detalles en un formato donde el tono no sea totalmente interpretable, saber cuándo levantar el teléfono puede ahorrar tiempo, y posiblemente tu relación con un influencer o agente. 

Kat LaFata afirma que llamar para revisar los briefings es una excelente forma de reducir posibles cuellos de botella. Damini Gulati coincide y comenta que utiliza las llamadas telefónicas como oportunidad para verificar que todo esté claro. 

Para Greta Zacchetti, cuando hay emociones de por medio, la llamada telefónica es la mejor opción. 

Greta Zacchetti

Responsable de Marketing de Influencers, foodspring

Establecer plataformas de comunicación es fundamental: WhatsApp para intercambios rápidos, correo electrónico para comunicación más formal y llamadas telefónicas para conversaciones más emocionales.

El correo electrónico puede ser tu canal de comunicación predilecto; al fin y al cabo, en el mundo corporativo es el procedimiento estándar. Pero los influencers a menudo no son nada corporativos. La mejor manera de llegar a ellos puede estar en otro lugar. 

Y, al igual que saber cuándo hacer una llamada, saber cuándo cambiar el correo por un canal de comunicación más inmediato también te ayudará a moverte más rápido, como hace Fernanda:

Fernanda Marques

Coordinadora de Marketing de Influencers

Cuando es posible, traslado la conversación a canales más rápidos (como iMessage o WhatsApp) con influencers con quienes trabajo a menudo, lo que nos ayuda a evitar los retrasos derivados del desorden del correo electrónico.

5. Establece expectativas de comunicación desde el principio

Repítelo conmigo: los influencers no son necesariamente expertos en el mundo corporativo.

No siempre tendrán las mismas expectativas sobre cómo debe ser la comunicación o qué es «profesional». (No es que haya nada malo en ello.)

Así que, desde el inicio de la relación, poneros de acuerdo definiendo tus expectativas sobre la comunicación profesional.

Fernanda llega incluso a crear una hoja de cálculo compartida para evitar posibles malentendidos.

Fernanda Marques

Coordinadora de Marketing de Influencers

Me aseguro de resumir los próximos pasos, plazos y expectativas en un solo mensaje para evitar confusiones. También utilizo hojas de cálculo y trackers que se actualizan en tiempo real para que tanto la marca como el influencer tengan una comprensión compartida de en qué punto estamos del proceso.

Otra idea: trata tu comunicación como ventas.

Deja de bufar. Es por tu bien.

Al final de una llamada de ventas, acuerdas el siguiente paso antes de colgar. (De lo contrario, tu prospecto se perderá en el abismo y no volverás a saber de él.) 

Puedes hacer lo mismo como marketer de influencers, y Matheus Ribeiro sugiere dar a los creadores un CTA o una acción como siguiente paso. Lo más probable es que esa acción los mantenga comprometidos contigo para que no se «enfríen». 

Problemas de flujo de trabajo: cuando tu workflow se interpone

Muchos de esos cuellos de botella se reducen a una cosa: el flujo de trabajo.

Cuando pedí a 37 marketers que describieran su flujo de trabajo actual con una sola palabra, solo cinco dijeron «organizado».

Cinco. 

En cambio, la mayoría de sus respuestas fueron una versión de:

«Ineficiente. Manual. Rudo. Fragmentado. Abrumador. Que consume tiempo.»

Yo también soy marketer, así que lo entiendo. Llevo 10 años intentando (sin éxito) alcanzar el Inbox Zero. Nuestras bandejas de entrada son puro caos. Lo sabes. Lo sé. Es hora de aceptar ese hecho, igual que aceptamos las pestañas y hojas de cálculo de apoyo emocional. Simplemente es parte del oficio.

Muchos marketers me comentaron que los mayores cuellos de botella en la comunicación están influenciados por el flujo de trabajo que nosotros mismos establecemos.

¿Y si pudieras:

• ¿Filtrar tu bandeja de entrada para ver solo los correos entre tú y tus influencers?
• ¿Tener un panel donde pudieras ver todas tus notas para personalizar tu mensaje en tiempo real sin tener que abrir (otra vez) más pestañas con las redes de tus influencers?

En realidad, puedes hacer todo eso en Modash. 

La bandeja de entrada de Modash no es otra bandeja más que gestionar: es tu Gmail u Outlook, pero mejor. Se integra con tu bandeja actual y reordena tus correos para que solo veas los mensajes con influencers.

Ya sabes, en lugar de rebuscar entre conversaciones importantes y las solicitudes de tu jefe sobre las portadas de los informes TPS.

Y no solo eso: para ayudarte a tenerlo todo claro, cada conversación con un influencer muestra automáticamente su perfil para que tengas una vista panorámica de sus métricas, publicaciones recientes y patrocinadas, y cualquier nota que hayas escrito sobre ese influencer y vuestra colaboración.

Está bien. Puedes soltar esa hoja de cálculo.

Además, puedes usar la misma plataforma para profundizar en las métricas de un influencer, enviarle automáticamente productos de tu tienda Shopify y hasta configurar y gestionar programas de afiliados completos. Ahí mismo ya te estás ahorrando al menos 10 pestañas.

Pero no te quedes solo con mi palabra. Puedes probar la bandeja de entrada de Modash gratis durante 14 días (ni siquiera pedimos tarjeta de crédito).